Jul
07
2009

‘Whats up’ an Hochschulen – wie Forschungsprojekte von Microblogging profitieren

Wo bleibt eigentlich der Trend zum Forschungsprojekt 2.0? Diese Frage beschäftigt uns bereits länger vor dem Hintergrund unserer eigenen Erfahrungen in öffentlich geförderten (Verbund-) Projekten des Bundesministerium für Bildung & Forschung (BMBF), des Bundesministeriums für Wirtschaft & Technologie (BMWi) und der EU.

Der Hintergrund: Forschung und Entwicklung durch einzelne Experten im stillen Kämmerlein gibt es immer weniger. In der Regel ist öffentlich wie privat finanzierte Forschung intensivste Teamarbeit: Wissenschaftler verschiedener Disziplinen, Praxispartner, Unternehmen und Institutionen arbeiten an einer gemeinsamen Zielstellung. Dies ist denkbar herausfordernd für die Partner – sehr wissensintensive Tätigkeiten, räumliche Trennung, eine Vielfalt an relevantem Wissen, Kompetenzen, persönlichen Perspektiven und Arbeitsstilen müssen überein gebracht werden. Es ist enorm wichtig, dennoch zu wissen, was die Projektpartner tun, warum sie es tun, und ob man gemeinsam auf Zielkurs liegt. Die Stichworte sind Transparenz, Workplace Awareness und Selbstorganisation.

Alles kein Problem?

Werfen wir doch mal einen kurzen Blick auf die Collaboration im Forschungsprojekt 1.0:

E-Mail, E-Mail, E-Mail. Telefon. Und Meetings.

Schnell nach dem Projektstart finden sich vor allem Projektleiter in einem E-Mail-Gewitter wieder. Die Partner e-mailen ihren Input zur allgemeinen Projektplanung, informieren über die nächsten Arbeitsschritte, zu neuen Ideen, geben allgemeine Kurzinfos, stoßen Terminvereinbarungen an, machen Vorschläge für Agenden, schicken Meeting-Protokolle, informieren über Abstimmungen mit Projektträgern… E-Mail ist meist die Universalwaffe in Verbundprojekten. Folglich wachsen die Mailboxen schnell zu unübersichtlichen Datensilos heran, in denen man von Zeit zu Zeit hoffnungsvoll Volltextsuchen startet. Ganz zu schweigen von einen Phänomen, das mittlerweile so gut wie jeder E-Mail Nutzer kennt: mit kaum relevanten “CC”-E-Mails überflutet zu werden, die sich im täglichen Workflow zwischen wichtigere Nachrichten schieben.

Parallel wird oft zum Telefon gegriffen, und all zu oft resultieren aus diesen bilateralen Gesprächen regelrechte Rundruf-Aktionen, um andere Partner zu informieren oder ihre Meinung einzuholen. Oder um eine Telefonkonferenz zu vereinbaren. Wobei – das geht ja auch per E-Mail. Siehe oben.

Eine sehr gute Plattform für Informationsaustausch bieten natürlich persönliche Meetings aller Projektpartner. Nicht selten werden bei diesen Gelegenheiten Missverständnisse aufgeklärt und alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Informationsstand gebracht. Vor diesen Meetings gibt es allerdings noch Abstimmungsbedarf zur Zeit, zum Ort und zur Agenda des Treffens (der per E-Mail, Agenda-Dateien und Telefon geklärt wird). Nach den Meetings wird ein Protokoll erstellt (das dann wiederum per E-Mail verschickt wird, zu dem im Nachgang weitere Anmerkungen per E-Mail und Telefon kommen, die dann in eine neue Protokollversion münden, die wieder verschickt wird). Viele wichtige Informationen landen aber trotz aller Mühe gar nicht im Protokoll, sondern verschwinden in den individuellen Notizen, Merkzetteln und Post-Its der Teilnehmer.

Keine Frage, man kann so arbeiten. Aber sonderlich effizient und befriedigend für die Projektpartner klingt das nicht. Vor allem die Transparenz darüber, was andere im Projekt gerade tun und warum sie es tun, ist schwer erkauft und lässt doch noch immer zu wünschen übrig. Nun stellt sich natürlich die Frage:

Was wäre denn im Forschungsprojekt 2.0 anders?

Ich stelle mir vor, dass im Forschungsprojekt 2.0 wesentlich mehr Transparenz und Workplace Awareness in der Zusammenarbeit vorhanden sein wird, also bislang überhaupt denkbar – und dies unterm Strich mit deutlich geringerem Aufwand für die Projektbeteiligten. Also nicht erreicht durch noch mehr E-Mail, noch mehr Telefonate, noch mehr Meetings. Sondern mit weniger E-Mail, weniger Telefonaten, weniger Meetings. Und eben mit Microblogging.

Was Microblogging ist und was es leistet, dazu empfehle ich die Fragestunde bei Dirk Röhrborn. Das Prinzip von Microblogging auf den Punkt gebracht: Jeder Nutzer kann in einer Microblogging-Webanwendung kurze bis mittellange Nachrichten schreiben (inkl. Links, File-Anhänge, Bilder, Video usw.), die von anderen Nutzer je nach Interessenslage abonniert werden. Diese Micronachrichten-Abonnements können auf vielfältige Art sortiert und dargestellt werden, z.B. nach Gruppen/Teams/Projekten, zeitlich, nach Stichworten, Themen etc. Selbstverständlich sind auch direkte Antworten auf Posts wie auch Direktnachrichten zwischen den Nutzer möglich.

Was Microblogging für Forschungs- und Entwicklungsprojekte leisten kann, möchte ich gern in Bezug auf das derzeitige Nutzungsverhalten von E-Mail, Telefon und Meetings diskutieren.

Weiter oben habe ich E-Mail als Universalwaffe in Verbundprojekten beschrieben. ‘Universal’ deshalb, weil E-Mail in der Praxis zu mehr als nur zur einfachen Nachrichtenübermittlung eingesetzt wird: E-Mails erlauben direktes Antworten, es entstehen Diskussionen, Gruppen, Netzwerke. Vor allem die Funktionen des ‘cc’ sind interessant: diese Nachrichtenkopien sollen Kollegen, Projektpartner, Vorgesetzte indirekt ‘auf dem Laufenden halten’, eigene Aktivitäten dokumentieren, Lebenszeichen geben, den Verbund zusammenhalten (siehe auch phatische Kommunikation). Gehen wir zeitlich noch einen weiteren Schritt zurück, dann haben wir in den physische Papierkopien und internen Umläufen einen direkten Vorläufer dieser Praxis. Und selbstverständlich dienen auch die weiter oben beschrieben Rundum-Telefonate und Meetings zu großen Teilen diesen Zwecken.

In der früheren und derzeitigen Projektarbeit finden sich also bereits jene Elemente, die wir aus der Diskussion um Collaboration-Tools im Enterprise 2.0 zur Genüge kennen: möglichst hohe Transparenz zu laufenden Prozessen, Workplace Awareness, Selbstorganisation bei Teamwork, Diskussion & Feedbackorientierung, Informationsaustausch in Gruppen und Netzwerken.

Und für diese Zwecke wurden die vorhandenen Tools so gut es eben geht genutzt: Erst Papierumläufe und Telefon, dann kamen E-Mail und Instant Messaging dazu. Und nun bietet sich mit Microblogging eben noch eine weitere Plattform für diese Zwecke an.

Die gar nicht so selten gestellte Frage, ob Microblogging als Funktion für (F&E-)Projekte überhaupt sinnvoll ist, ist demnach gar nicht so kontrovers. Spannender ist vielmehr die Frage, ob Microblogging denn auch effizient ist. Was kann Microblogging also besser als E-Mail, Telefon und Meetings – bezogen auf die Anforderungen Transparenz, Workplace Awareness und Selbstorganisation?

Microblogging und Transparenz

  • Transparenz wird ohne Mehraufwand erreicht. Historisch gesehen ist Microblogging ein offenes Medium: die damit verfassten Nachrichten sind frei für alle abonnierbar. Bei E-Mail dagegen müssen Empfängerlisten aktiv angelegt und gepflegt werden, Offenheit erfordert also permanenten Mehraufwand.
  • Einfachste Erstellung der Infos direkt im Arbeitsprozess. Mehr Transparenz heißt auch, dass Informationen zu laufenden Prozessen überhaupt verschriftlicht werden. Gerade im operativen Projektgeschäft wird der Aufwand dazu oft als zu hoch empfunden. Microblogging senkt diese Schwellen gegenüber E-Mail weiter: sein Format ist mit einem kurzen Memo in Briefform vergleichbar, es sind keine Grußformeln nötig und auch keine Empfängerauswahl. Relevante Informationen können so extrem einfach und schnell eingegeben werden (gerade unter Zeitdruck). So entstehen zusätzliche Informationen zu laufenden Prozessen.
  • Hohe Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Mobilität. Wie der Dienst Twitter mit täglich 310 Million Seitenaufrufen und 43 Millionen Seitenbesuchern zeigt (Quelle: Wolfram Alpha), skaliert Microblogging-Technologie sehr gut. Als Webservice können Microblogging Anwendungen auf allen webbrowserfähigen Geräten laufen, d.h. die Informationen können sehr schnell sehr viele Nutzer erreichen.

Microblogging und Workplace Awareness

  • Micro-Nachrichten lesen sich leichter und schneller als E-Mails. Denn Kurznachrichten zwingen zu prägnanter Formulierung und zur Konzentration auf Wesentliches. Dirk Röhrborn: “Aus der eigenen Anwendung kann ich berichten, dass Microblogs deutlich schneller lesbar sind als E-Mails und gerade beim Einsatz in Projekten der E-Mail-Anteil in der Kommunikation spürbar gesunken ist und damit genügend Zeit für’s Microblogging frei wurde”.
  • Lese- und Reply-Erwartungen sind weniger stark als bei E-Mail. Micro-Nachrichten richten sich prinzipiell an eine Vielzahl von abonnierenden Empfängern oder definierte Personenkreise wie Projektteams. Die direkte persönliche Ansprache a la E-Mail ist zwar auch möglich, aber eher die Ausnahme. Das qualifiziert Microblogging insbesondere dafür, Kollegen im Team oder Interessenten im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, ohne dass diese ihrerseits unmittelbar auf diese Nachrichten reagieren müssen.
  • Keine Unterbrechung des Arbeitsflusses. Jedem Nutzer werden die abonnierten Nachrichten in seine persönlichen Ordner- und Lesestrukturen gepushed. Die Lesezeitpunkte kann er entsprechend seiner Arbeitsorganisation selbst wählen. Infolge der geänderten Verhaltenserwartungen handelt es sich bei Microblogging generell um eine near-time-Kommunikation; man antwortet, oder antwortet nicht, oder etwas später. E-Mail üben hier oftmals schon mehr Druck aus, unmittelbar zu reagieren. Telefon bzw. Instant Messaging unterbrechen Arbeitsprozesse sofort.
  • Keine Informationsüberlastung. Wie Dion Hinchcliffe in seinem Workshop im Rahmen des Theseus Symposiums 2009 völlig zutreffend zum Thema Informationsüberlastung anmerkte: “there is no information overload, there are filter problems!”. Microblogging-Software beherrscht neben klassischen Suchen (Begriffe im Volltext, Datum, etc.) vor allem Tagging. Mittels Tags kann der Empfänger selbst extrem vielfältige und leistungsfähige automatische Ordnungs- und Filterfunktionen realisieren. Parallel dazu sorgt das flexible Abonnementprinzip dafür, dass nur Inhalte, die den Empfänger auch interessieren, ankommen.

Microblogging und Selbstorganisation

  • Unkomplizierte Gruppen- und Netzwerkbildung. Durch Abo-Prinzip und Tagging können sich Mitarbeiter projektbezogen und nach aktuellem Bedarf extrem schnell und einfach verschalten. Dabei fällt weder Modellierungs- noch Programmieraufwand an. Natürlich sind auch geschützte Kommunikationsbereiche möglich, ebenso wie persönliche Direktnachrichten.
  • Schnelles Update neuer Mitglieder/Abonnenten. Neue Projektmitglieder können sehr schnell in laufende Projekte integriert werden, da alle bestehenden Konversationen unmittelbar nach Beitritt/Freischaltung verfügbar sind. Neue Kollegen müssen sich also nicht durch diverse E-Mail Ketten arbeiten, sondern finden alle relevanten Informationen zentral im Microblog vor.
  • Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten. Ist ein Projekt im Microblog gut dokumentiert (und getagged), ergeben sich praktisch endlose Möglichkeiten der Weiterverarbeitung und Verdichtung in vielfältigen Anwendungskontexten (Projektberichte, externe Blogbeiträge, interne Dokumente etc.). Auch hier gilt: solche Daten kann man im Nachgang nicht oder nur sehr mühsam aus E-Mail Verteilern extrahieren.

Gerade komplexe Forschungs- bzw. Verbundprojekte mit typischerweise hohen Anforderungen an interne Transparenz, Awareness und Selbstorganisation profitieren also eindeutig vom Microblogging.

Ein Mehraufwand an Informationserstellung oder gar Informationsüberlastung ist keinesfalls zu erwarten, da viele der Informationen ohnehin aufgezeichnet oder besprochen werden müssten – nur eben weniger schnell, mit deutlich weniger Reichweite/Empfängern und mit nur sehr eingeschränkten Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung und Nachnutzung.

Dies prädestiniert Forschungsverbünde definitiv als Pionieranwender von Microblogging als zentrale Plattform für die interne wie externe Projektkommunikation.

  • Alex

    Schöne Zusammenfassung! Nur die Einschränkung auf “Workplace Awareness” müsste nicht sein, denn imo ist das tolle an Microblogging gerade, dass es im Prinzip viele/alle Arten von Awareness unterstützt.

    • Lutz

      Gute Anmerkung, in der Tat ist Microblogging ein universelles Awareness-Tool. Je nach Einsatzkontext lohnt es sich sicher, entsprechend zu fokussieren. IMHO ist ‘Workplace’ Awareness ein tragfähiges Konzept für die Gestaltung von Microblogging in professionellen Umgebungen, wie eben Projektmanagement in Forschung und auch in Unternehmen. (btw: freue mich über den Re-Tweet)

  • Annett

    Klingt sehr vielversprechend. Ich frage mich, wie es mit Datensicherheit und Vertraulichkeit der Blogg-Beiträge aussieht.
    Und natürlich, wie die Beteiligten an Microblogging herangeführt werden können…

    • Lutz

      Datensicherheit und Vertraulichkeit sind in der Tat wichtige Themen, wenn es darum geht, Microblogging für Projektkommunikation einzusetzen. Es ist sicher sinnvoll, das Tool der Wahl (z.B. Wordpress + P2, Laconica, Communote, Yammer etc.) hinter der eigenen Firewall zu betreiben, was wiederum voraussetzt, für Backup und Verfügbarkeit des Dienstes selbst zu sorgen. Wer hier Schwierigkeiten hat: ein vertrauenswürdiger Webservice-Anbieter ist immer eine Alternative.

      Die interne Vertraulichkeit der Konversationen lässt sich über Rechtemanagement und geschlossene Arbeitsgruppen realisieren. Dennoch ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass gerade in der Offenheit der Kommunikation die wesentlichen Vorteile liegen. Für vertrauliche Nachrichten gibt es ja immer noch E-Mail und Telefon.

      Zur Frage, wie die Mitarbeiter am besten an Microblogging herangeführt werden, gibt es noch nicht viele Erfahrungen. Evident ist, dass Microblogging aktiv genutzt werden muss, um die Vorteile zu verstehen. Diese Nutzungserlebnisse muss man einfach zunächst schaffen, am besten in kleineren Teams/Projekten mit gut definierten Aufgaben. Mit den ersten positiven Erfahrungen diffundiert die neue Arbeitsweise dann schnell in weitere Arbeitskontexte und Aufgabenbereiche.

  • Pingback: Links vom 20. Juli 2009 bis 23. Juli 2009 - Projekt- und Wissensmanagement durch Webanwendungen

  • http://www.centrestage.de Martina Goehring

    Gute Zusammenfassung. Alle genannten Punkte kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen.

    Laut unserem Projektträger beim DLR sind wir bislang das einzige öffentlich-geförderte Projekt, von dem er Kenntnis hat, das Web 2.0 Tools insbesondere Microblogging im Rahmen der Projektarbeit einsetzt. Wir setzen einige Web 2.0 Anwendungen sowohl geschlossen hinter dem Firewall, ganz offen für PR und Marketing als auch für spezifische Zwecke halb intern/halb extern im Projekt LERNET 2.0 ein. Erfahrungen dazu findet man unter http://www.lernetblog.de/2008/11/25/microblogging-zum-lernen-von-anderen/

    • Lutz

      Ich gratuliere zur Vorreiterrolle! Auch an der TU Chemnitz werden ab Herbst einige Forschungsprojekte auf Microblogging setzen. Ich denke, hier würde sich dann ein direkter Erfahrungsaustausch lohnen.

      Wünschenswert wäre wohl außerdem, wenn Projektträger aktiv auf die Potenziale von Web 2.0 Tools für Verbundprojekte aufmerksam machen und deren Einsatz fördern würden. Z.B. indem bereits in den Antragsverfahren gezeigt werden muss, wie die Collaboration im Projekt denn genau gestaltet werden soll.

Powered by WordPress. Theme: TheBuckmaker. Viverto Suchmaschine, selber bauen